Lean Administration

Lean Administration anvender vi inden for sektorer, hvor produktionsopgaven er af administrativ karakter. Altså for eksempel i pengeinstitutter og virksomheder inden for offentlig administration.

Vi identificerer problemerne ved at foretage en analyse, der finder de bagvedliggende årsager til, at et administrativt problem opstår, og vi udarbejder derefter en løsning, som sikrer, at samme problem ikke opstår igen af samme årsag.

Vi finder frem til problemer i administrative virksomheder ved for eksempel at spørge:

Hvor stor en del af det anvendte tidsforbruget skaber merværdi for sagsbehandlingen?
Hvor effektivt udnyttes medarbejdernes tid?
Hvor mange sager behandles fejlagtigt eller må genbehandles, allerede inden de er afsluttet?
Hvor lang er gennemløbstiden fra behovet opstår, til sagsbehandlingen kan afsluttes?

Vi gennemgår alle administrative processer

Lean Administration omfatter hele sagsbehandlingen, inklusive de administrative processer, der knytter sig direkte til sagsbehandlingens planlægning og gennemførelse. Årsagerne til spildtid i sagsbehandlingen kan nemlig skyldes, at de informationer, databaser eller andre baggrundsmaterialer, som medarbejderne skal bruge, er utilgængelige, ringe struktureret eller mangler opdatering.

Vi arbejder i Lean Administration med både et strategisk og et operationelt niveau.

Det strategiske niveau

I den strategiske fase af Lean Administration besvarer vi spørgsmål som:

Hvilke kompetencer, som tilfører værdi til produktet, besidder netop denne virksomhed?
Besidder virksomheden specielle kompetencer, som kunderne finder enestående?

Den rette strategi til den rette opgave

Den strategiske model, der skal bygges op for at sikre den rette håndtering af sagsbehandlingen i virksomheden, skal både understøtte og koordineres med produkt- og marketingstrategien. Ofte vil der være flere forskellige typer af sagsbehandling, der understøtter produkt- og marketingstrategien, og hver type bør behandles for sig, så vi kan vælge den rette strategi til den rette opgave.

Eksempler på forskellige typer sager kan være:

Et veldokumenteret standardprodukt for en udvalgt, specifik målgruppe
Et veldokumenteret standardprodukt med standardvarianter
Kundetilpassede standardprodukter
Individuelt tilpassede produkter.

Målsætning

For hver af sagstyperne opstiller vi de mål, der skal realiseres i løbet af strategiplanen. Når vi opstiller målene, ser vi bort fra alle de begrænsninger, vi kender i dag, og bestemmer ambitionsniveauet alene ud fra den fremtidige produkt- og markedsstrategi og virksomhedens forventninger.

Eksempler på målsætningen for en virksomhed, der baserer sig på Lean Administration, kan være:

Gennemløbstid for standardprodukter: 3 dage
Gennemløbstid for kundetilpassede produkter: 5 dage
Gennemløbstid for individuelle produkter: 10 dage
Produktivitetsstigning: 20%
Antal sager, der genåbnes på grund af kvalitetsbrist: > 3%.

Invester rigtigt

Hvis din virksomhed skal investere optimalt i de kommende år, må I have et klart svar på, hvor I vil investere. Både i forbindelse med selve sagsbehandlingen og i forbindelse med de hjælpesystemer, der fungerer som støttefunktioner for sagsbehandlingen.

Strategiudviklingen giver normalt et godt grundlag for en diskussion af, hvilket udstyr og hvilke kompetencer virksomheden selv skal udvikle, og hvilke opgaver I bør lade underleverandører udføre.

Det operationelle niveau

Lean Administration er en ny måde at tænke sagsbehandling på. En måde der inddrager medarbejderne aktivt i forbedringerne. Medarbejderne stopper op, når de møder et problem som for eksempel kapacitetsmangel, fejlbehandling tidligere i forløbet eller utilstrækkelige støttesystemer kalder de relevante personer sammen, finder årsagen til problemet og beskriver en løsning.

Det er klart, at medarbejdernes rolle vil sætte den traditionelle leders position under pres. For når medarbejderne selv løser problemerne, forsvinder en stor del af indholdet i den traditionelle lederrolle. Det betyder, at lederne skal påtage sig nye roller som coaches, der støtter medarbejderne i problemløsningen.

 

PRODUKTBLAD: