Case: Kort & Godt A/S
Tilpasning af salgspersonale ved ændret bemandingsplanlægning
Som mange andre virksomheder har detailkæden Kort & Godt det seneste års tid været ramt af den verserende finanskrise, hvilket har medført en nedgang i salget i de fleste butikker landet over. Kort & Godt har tidligere på året reduceret antallet af medarbejdere, men har efterfølgende stadig kunne konstatere en ubalance i forholdet mellem omkostninger og omsætningen.
På den baggrund blev der igangsat et projekt med det formål at tilpasse ressourceforbruget i forhold til aktivitetsniveauet i butikkerne. Det medførte, at der skulle etableres nye bemandingsplaner for alle butikkerne indenfor en meget kort periode.
I den forbindelse har Immenso hjulpet Kort & Godt med at analysere bemandingen i butikkerne, udviklet en model til normering af bemandingen i hver butik samt assisteret i udarbejdelsen af de nye bemandingsplaner.
Analyserne tog udgangspunkt i tidsstudier sammenholdt med udtræk fra Kort & Godts planlægnings- og økonomisystem. Resultatet af analyserne underbyggede de fremførte hypoteser om, at bemandingen i butikkerne ikke fulgte salgsaktiviteten over dagen. Desuden viste resultaterne, at bemandingen generelt var for høj i mange butikker, mens der i andre butikker allerede var en tilpasset bemanding i forhold til aktivitetsniveauet.
Modellen, som blev udviklet til at normere bemandingen på de enkelte butikker, fastsætter et bemandingsbehov pr. time primært ud fra nedenstående parametre:
- Dagstype
- Butikkens historiske salg for den enkelte time for den pågældende dagstype
- Salgshastigheden i butikken, dvs. hvor mange kunder der kan ekspederes i timen
- Tid til ikke salgsrelateret arbejde (f.eks. opfyldning, lagerarbejde og administration).
For alle butikkerne blev der, med udgangspunkt i modellens beregnede bemandingsprofiler, udarbejdet nye bemandingsplaner. For at sikre, at dette arbejde blev udført til tiden og i rette kvalitet, bidrog Immenso både til udarbejdelse af bemandingsplaner og til styring af leverancerne.
De nye bemandingsnormeringer har resulteret i en samlet bemandingsreduktion på ca. 12%. Da de nye bemandingsplaner er udrullet i alle butikkerne, og der er udstedt rammer for, hvor mange ressourcer hver butik kan bruge i periodens udsving, er besparelsen allerede realiseret.
Hvis de realiserede besparelser skal forblive vedvarende, er der udarbejdet en række nye procedurer, der dels skal sikre, at bemandingen løbende tilpasses butikkernes salg, og dels skal sikre, at der reageres, hvis der er butikker, der ansætter flere medarbejdere eller indfører flere vagter i bemandingsplanen. Det sker ved indførelse af KPI overvågning og implementering af en række nye forretningsgange.