Immenso Consult A/S understøtter implementering af
”Nyt distributionskoncept” i Post Danmarks distribution
I første halvår af 2009 har Immenso Consult deltaget i et landsdækkende projekt for Post Danmark Distribution. Distributionen er ansvarlig for Post Danmarks ”produktion” af breve og sørger for daglig opsamling, sortering og omdeling af breve til både private og erhvervskunder i hele landet. I forbindelse med den igangværende finanskrise har Post Danmark oplevet et fald i brevmængden, hvilket gør det endnu mere presserende at sikre implementering af ”Nyt distributionskoncept”, så distributionsomkostningerne tilpasses de givne mængder
Immensos opgave har været at understøtte implementeringen af ”Nyt distributionskoncept”, som blev introduceret i slutningen af 2008 i tre af Indre Københavns største postkontorer. Projekterne har begge steder forløbet over en tre måneders periode, hvor den lokale ledelse i fællesskab med Immenso og med udgangspunkt i ”Nyt distributionskoncept” har defineret, hvilke tiltag der skulle implementeres og hvordan. Opgaverne var blandt andet:
• Ledelsessparring og strukturering af ledelsesopgaver
• Målstyring i ledelsesteamet
• Implementering af ny planlægningsproces
• Optimering af layout og produktions setup.
Den lokale ledelse på postkontorerne har selv stået for forandringsprocessen med opbakning fra Immenso. Det har været vigtigt for projektets succesindfrielse, at netop ledelsen selv fik ejerskab på processen. Det har været muligt ved en effektiv ledelsessparring og strukturering af ledelsesopgaver samt ved at skabe enighed og fællesskab om udfordringerne i ledergruppen.
En del af ledelsesopgaven var at sætte yderligere fokus på spild så som sikret sluttid, overarbejde og spildtid samt produktivitet og kvalitet. Denne proces tog udgangspunkt i Indre Københavns dagsrapportering på ovennævnte parametre - udtrykt som grafer. Disse grafer blev omdrejningspunkt i ugentlige ledertavlemøder af ca. 15 minutters varighed, herunder dialog og aktiviteter for at hæve produktivitet, kvalitet samt at reducere spild.
En væsentlig del af projektet har drejet sig om optimering af planlægningsprocessen, så kapacitetsbehovet blev tilpasset tilgængelige ressourcer. I dette arbejde blev stabsfunktionen for Indre København inddraget, og der blev hurtigt fundet forbedringspotentialer, som kunne indfries. Den forbedrede planlægningsproces var så succesfuld, at stabene valgte at implementere den for Indre Københavns andre postkontorer.
Projektet gik tidligt i forløbet i gang med at analysere arbejdsgange og processer på postkontorerne ved brug af ”Nyt distributionskoncept”. Ved et ugentligt statusmøde blev analyserne og forbedringsmulighederne diskuteret og prioriteret. Derefter blev flere forbedringer løbende implementeret. Nye processer og værktøjer tog udgangspunkt i ukomplicerede modeller, som var intuitive, genkendelige og lette at anvende i medarbejdernes arbejdsdag.
Forudsætningerne for løsning af projektet var et tæt samarbejde med distributionens egne konsulenter. Det betød, at forandringsprocessen og implementeringerne forløb hurtigere, og at disse var i tråd med virksomhedens standarder og værdier. Samarbejdet var en positiv oplevelse for begge parter, som bragte inspiration og læring til både Immenso og interne konsulenter.
Resultaterne af projektets arbejde kunne allerede ses halvanden måned inde i projektet, hvor budget- og nøgletalsoverholdelse blev indfriet.
Den succesfulde gennemførelse af projektet betød, at Immenso arbejder videre på et nyt tilsvarende projekt for distributionen.
Opgaven er blevet indstillet til Dansk Management Råds Konsulentpris 2010. Læs mere her